Kako možete izrađivati izvještaje, newslettere i podsjetnike bez puno truda?

Vođenje poslovanja zahtijeva brigu o mnogo različitih aktivnosti i dovoljno pažnje posvećene svakoj od njih. Tek što završite s obradom narudžbi, komunikacijom s klijentima i dobavljačima, nabavom dodatnih zaliha i zatvaranjem putnih naloga, već je stigao kraj mjeseca.

To znači da ponovno morate izrađivati financijske izvještaje koje treba poslati računovođama, pisati newslettere za kupce, još jedan za klijente, izrađivati izvještaj koji prati rast broja korisnika… Popis se samo nastavlja, a pregledavanje evidencija i izrada izvještaja iz njih djeluje kao priča bez kraja.

Što su izvještaji i zašto su nam potrebni?

Izvještaji su dokumenti koji nam daju rezultate određenih procesa. Naravno, postoje različite vrste izvještaja. Financijski izvještaj daje statistiku o neto dobiti i gubicima u određenom razdoblju, dok izvještaj o zalihama pokazuje kojih proizvoda nemate dovoljno i koje biste trebali naručiti. Ako izrađujete izvještaj o klijentima i korisnicima, dobit ćete uvid u njihov rast ili pad u odnosu na prethodni mjesec, odakle dolaze i slično.

Ako izvještaj pokaže da se jedan proizvod prodaje više od ostalih, znat ćete da trebate naručiti više zaliha tog proizvoda i usmjeriti marketinšku strategiju na njega kako biste povećali prodaju i profit. Drugim riječima, izvještaji vam omogućuju praćenje procesa unutar vaše tvrtke. Praćenjem tih procesa možete odrediti buduće korake i uvesti promjene koje dovode do poboljšanja.

Kako možete izrađivati izvještaje?

Recimo da se vaša tvrtka bavi internetskom prodajom, odnosno da imate web trgovinu. Željeli biste tjedno pratiti stanje zaliha kako biste na vrijeme nabavili proizvode kojih je ponestalo. Ako softver koji koristite ima WMS (sustav za upravljanje skladištem), u njega ćete unijeti sve proizvode i njihove količine na zalihi te bilježiti promjene u odnosu na prethodni tjedan.

Na kraju ćete dobiti brojke koje pokazuju koji su proizvodi pri kraju sa zalihama te kolika je njihova prodajna stopa. Izrada izvještaja može biti dugotrajna i zamorna, ali je nužna za uspješno upravljanje poslovanjem. Glavno pitanje je: mora li to biti toliko komplicirano?

Softverski programi nude rješenje

Ranije smo pisali o brojnim prednostima koje vam donosi digitalizacija. Ono čega mnogi nisu svjesni jest da modernu tehnologiju možemo koristiti i kada je riječ o izvještajima. Softver nove generacije prikuplja potrebne podatke i automatski izrađuje izvještaje.

Drugim riječima, jedna od značajki modernih softverskih programa je učitavanje prethodno spomenutih stanja zaliha te automatsko prikazivanje brojki koje su vam potrebne. Više nema bilješki, usporedbi i dugih sati rada — glavna uloga softvera je uštedjeti vam vrijeme i novac. To otvara pitanje: za što se još može koristiti?

Prilagodljiv softver olakšava posao

Ako je vaš softver prilagodljiv, može se koristiti u brojnim kombinacijama. U idealnoj situaciji, softver će vam nuditi različite vrste izvještaja: o računima, fakturama, klijentima, proizvodima, vrstama proizvoda, dobavljačima ili korisnicima. Još jedna odlična opcija je filtriranje unutar svake od tih kategorija. Na primjer, proizvode možete filtrirati prema roku trajanja ili stanju zaliha, a klijente prema imenu ili adresi.

Izvrsna softverska značajka koja će vas poštedjeti nepotrebnog stresa je zakazivanje izvještaja. To znači da će program automatski izrađivati izvještaje kada je potrebno, a vi se ne morate brinuti o rokovima. Možete postaviti da se financijski izvještaji automatski izrađuju na kraju mjeseca, a izvještaji o zalihama na tjednoj bazi. Na vama je da ih obradite i pametno iskoristite.

Kako možete koristiti značajke DimensionMS-a?

Softver DimensionMS ima mnogo značajki koje omogućuju jednostavnije i učinkovitije poslovne procese. Potpuno prilagodljiv, ovaj softver nudi različite entitete kao osnovu za izvještaje (fakture, klijenti, proizvodi…), kao i filtriranje atributa za svaki entitet (težina, datum isporuke, način plaćanja, iznos, iznos + porez…). Najvažnije je da se ne morate brinuti o rokovima jer će značajka zakazivanja to odraditi umjesto vas.

Najbolje od svega je što se ove dvije opcije — izvještavanje i zakazivanje — mogu koristiti za pojednostavljenje i drugih aktivnosti. Zahvaljujući mogućnosti zakazanog slanja izvještaja putem e-maila, oni se mogu pretvoriti u newslettere za klijente ili interne podsjetnike za vaše kolege. Slanjem izvještaja o zalihama klijentima, oni će znati koji su proizvodi dostupni za narudžbu. S druge strane, slanjem izvještaja kolegama podsjetit ćete ih da naruče proizvode kojih ponestaje.

Uz sve ove mogućnosti digitalizacije koje su vam na raspolaganju, snažno vam preporučujemo da ih iskoristite! Odaberite kvalitetan softver, učinite izradu izvještaja jednostavnom i unaprijedite svoje poslovanje. Pametno iskoristite sve prednosti koje imate na raspolaganju i možete postići puno više nego što možete zamisliti.

Za više informacija, slobodno nam se obratite.