Kako odabrati ERP sustav za svoje poslovanje?

Sigurni smo da nitko tko pokreće ili vodi vlastiti posao ne misli da je to lak pothvat. Kada je riječ o poslovanju, potrebno je brinuti o mnoštvu detalja: prezentaciji proizvoda/usluga, dobavljačima i nabavi, prodaji, kupcima, reklamacijama, knjigovodstvu, upravljanju zaposlenicima, plaćama, režijskim troškovima i mnogim drugim elementima koji čine jedno poslovanje. Stvari su više-manje jednostavne ako ste mali, ali ako vodite srednje veliko ili veliko poduzeće koje svoje poslovanje temelji na proizvodnji i/ili prodaji proizvoda, tada je prisutno još više poslovnih procesa, upravljanje postaje detaljnije i sve češće zahtijeva savršenu sinkronizaciju.

Takve situacije zahtijevaju pomoć softvera, a jedno od sveobuhvatnih rješenja za ovaj problem poznato je kao ERP. ERP (Enterprise Resource Planning) je sustav koji omogućuje razmjenu podataka u stvarnom vremenu između različitih odjela. To je najčešće skup integriranih aplikacija koje poduzeće koristi za prikupljanje, pohranu, upravljanje i interpretaciju podataka iz različitih poslovnih aktivnosti. Drugim riječima, ERP sustav je rješenje koje poboljšava učinkovitost poslovanja vaše tvrtke kroz bolje upravljanje resursima.

Najveće prednosti ERP sustava

Najveća vrijednost ERP sustava je u tome što tvrtka ima pristup točnim i pravovremenim informacijama (računala ne griješe) koje pomažu u bržem donošenju odluka. Osim toga, postoji niz važnih prednosti za tvrtke zahvaljujući sustavu koji može provoditi brojne automatizirane radnje:

• povezivanje svih odjela putem ERP softvera povećava transparentnost i organiziranost tvrtke

• menadžeri i voditelji poslovanja dobivaju sve potrebne informacije u stvarnom vremenu, što im pomaže donositi brže i pametnije odluke

• sustav praćenja svih poslovnih aktivnosti je detaljniji, a sve funkcije tvrtke postaju transparentne

• zahvaljujući optimizaciji resursa, troškovi poslovanja se smanjuju, a profitabilnost raste

• mnoge svakodnevne aktivnosti postaju automatizirane: upravljanje narudžbama, prodajnim nalozima, obračun putnih naloga i dnevnica, obračun radnih sati, potrošnje goriva i upravljanje režijskim troškovima
  

Važno je naglasiti da nije svako poslovanje jednako pogodno za ERP sustav. Zato ćemo u nastavku objasniti u kojim situacijama ERP najbolje funkcionira te dati nekoliko savjeta kako odabrati najbolji ERP sustav za vaše poslovanje.

Sve više manjih tvrtki koristi ERP

Iako su rani ERP sustavi bili usmjereni na velike tvrtke, sve više malih tvrtki danas koristi ERP softver. Uz veću dostupnost cloud usluga, ERP sustavi postali su jeftiniji i jednostavniji. Također, do 90-ih godina ERP sustavi su upravljali samo osnovnim funkcijama poslovanja, dok je danas njihova uloga znatno šira. Noviji ERP sustavi (ERP II) fleksibilniji su, izašli su iz okvira korporacija i koriste se i za upravljanje opskrbnim lancem (SCM), upravljanje odnosima s kupcima (CRM) te poslovnu analitiku (BI).

Od 2013. godine koristimo tzv. postmoderne ERP sustave. Treća generacija proširila je jezgru ERP-a dodatnim softverskim rješenjima, a glavne prednosti ERP III sustava su brzina i fleksibilnost u reagiranju na neočekivane promjene u poslovnim procesima ili na razini organizacije. ERP danas pokriva još više područja: financijsko i upravljačko računovodstvo (obračun, financijski izvještaji i upravljanje troškovima, naplata potraživanja i dr.), ljudske resurse (zapošljavanje i edukacija zaposlenika, plaće i beneficije, mirovine...), proizvodnju (upravljanje radom, kontrola kvalitete, proizvodni procesi, upravljanje životnim ciklusom proizvoda...), obradu narudžbi (narudžbe, dostupnost, isporuka, plasman proizvoda na tržište...), upravljanje opskrbnim lancem (planiranje dobavljača, naplata potraživanja, skladištenje...), upravljanje projektima (planiranje resursa, troškovi projekata, upravljanje aktivnostima), upravljanje odnosima s kupcima (prodaja i marketing, komunikacija s kupcima, korisnička podrška/call centar) te upravljanje podatkovnim uslugama (razna self-service sučelja za kupce, dobavljače i/ili zaposlenike).

Kao što vidite, postoji mnogo poslovnih funkcija koje mogu biti dio ERP sustava. Važno je naglasiti da ne postoji pravilo koje točno funkcije moraju biti dio ERP sustava neke tvrtke, već svaka tvrtka treba definirati vlastitu ERP strategiju na temelju unutarnjih i vanjskih potreba, operacija i procesa. Upravo tu dolazimo do savjeta kako odabrati ERP sustav prikladan za vaše poslovanje.

Savjeti kako odabrati najbolji ERP sustav za svoje poslovanje

Treća generacija ERP sustava fokusira se na tzv. prilagođena rješenja. To znači da vam ERP ne treba nužno za sve gore navedene izazove jer vaše poslovanje možda ne zahtijeva sve te funkcionalnosti.

Bez obzira na specifikacije ERP sustava koji želite odabrati, sustav bi trebao biti intuitivan, jednostavan za korištenje i učinkovit. Modernim ERP sustavima često se može pristupiti putem mobilnih aplikacija, a osim lokalnog korištenja, dostupne su i opcije korištenja u oblaku te SaaS (Software as a Service). SaaS je softver licenciran na pretplatničkoj osnovi i nalazi se na centralnoj lokaciji (primjerice na poslužitelju pružatelja usluge). Takva mjesečna pretplata omogućuje malim i srednje velikim tvrtkama korištenje naprednih ERP sustava koji su im često preskupi kada bi ih morali platiti jednokratno.

Također, ponovit ćemo — fleksibilnost ERP sustava pokazala se kao jedna od njegovih najvažnijih prednosti. Danas su mnogi ERP sustavi na tržištu slične kvalitete, ali najbolji nude mogućnost konfiguracije. To znači da ne postoji jedno rješenje koje odgovara svima, već ERP sustav koji odaberete mora biti sposoban prilagoditi se vašem poslovanju.

Još jedna važna značajka kvalitetnog ERP sustava je integracija. Vaš ERP mora se u potpunosti moći integrirati s drugim softverima i aplikacijama koje već koristite u tvrtki.

Na kraju, potrebno je „ispitati“ potencijal budućeg rasta i razvoja ERP sustava. Istražite i procijenite mogućnosti tehnoloških nadogradnji proizvoda koji želite uvesti, jer tehnologija danas napreduje sve brže, a sigurno želite rješenje koje će moći pratiti vaše poslovanje u sljedećih nekoliko godina.

Ako i dalje niste sigurni koje aplikacije trebate u sklopu ERP-a, savjetujemo da dogovorite sastanak s predstavnikom tvrtke koja nudi ERP te ga pozovete u svoju tvrtku kako bi procijenio postojeće stanje i predložio optimizaciju poslovnih procesa.

Možete se obratiti i nama za procjenu. D-software je tvrtka usmjerena na razvoj i implementaciju inovativnog softvera — Dimension Management System — jedinstvenog po tome što objedinjuje ERP, WMS i CRM u jednom sustavu. Ako tražite sigurno i suvremeno rješenje za svoje poslovanje, na pravom ste mjestu.