Što je sljedivost proizvoda i zašto je važna

Sljedivost proizvoda jedna je od onih tema koje na prvu zvuče jednostavno. U teoriji, dovoljno je znati gdje se neki proizvod nalazi, kada je ušao u skladište i kada je izašao iz njega. U praksi, sljedivost je puno šira od same lokacije robe.

Kada govorimo o sljedivosti, govorimo o sposobnosti sustava da prati proizvod kroz cijeli njegov životni ciklus unutar poslovanja. To uključuje trenutak kada je roba najavljena, kada je fizički stigla, kada je provjerena, gdje je smještena, tko je njome manipulirao, kada je pripremljena za izlaz, kome je isporučena i pod kojim dokumentom je napustila skladište.

Drugim riječima, sljedivost odgovara na nekoliko vrlo konkretnih pitanja: gdje je proizvod, odakle je došao, što se s njim dogodilo i kamo je otišao.

Sljedivost počinje puno prije izlaza robe

U logistici se često najviše pažnje daje otpremi jer je to trenutak u kojem roba ide prema kupcu. Međutim, kvalitetna sljedivost počinje već na ulazu robe.

Kada roba dođe u skladište, nije dovoljno samo evidentirati da je stigla. Potrebno je potvrditi što je točno stiglo, u kojoj količini, u kojem stanju i odgovara li dokumentaciji. Tek nakon toga roba može proći daljnje korake, poput pozicioniranja u skladištu i ulaska na raspoloživo stanje.

U WMS sustavu to se najčešće prati kroz dokumente i njihove statuse. Primjerice, roba može biti najavljena, zaprimljena, potvrđena i tek nakon smještaja na lokaciju dostupna za prodaju. Ta razlika je važna jer roba koja je fizički u skladištu nije nužno i roba koja je poslovno spremna za korištenje.

Ako sustav prerano tretira robu kao dostupnu, mogu nastati problemi u prodaji, računovodstvu, otpremi i kontroli zaliha. Zato je važno da svaki korak bude jasno zabilježen.

Zašto “znamo gdje je roba” više nije dovoljno

U manjim skladištima često postoji jedna osoba koja zna gotovo sve. Zna gdje se roba nalazi, kako se zaprimila, zašto je premještena i kojem kupcu je namijenjena. Takvo znanje je vrijedno, ali je istovremeno i veliki rizik.

Problem nastaje kada se znanje nalazi samo u nečijoj glavi. Ako osoba ode na godišnji odmor, promijeni posao ili jednostavno nije dostupna u trenutku kada informacija treba, proces postaje ranjiv.

Sljedivost pomaže da se znanje ne oslanja samo na iskustvo pojedinaca. Ona pretvara svakodnevne skladišne radnje u podatke koji ostaju zapisani u sustavu. Na taj način tvrtka ne ovisi o tome tko je taj dan u smjeni, nego ima pouzdan trag o robi i svim radnjama koje su nad njom napravljene.

Što sve treba biti sljedivo

Sljedivost ne znači isto u svakoj industriji. U nekim slučajevima dovoljno je pratiti artikl i količinu, u drugim slučajevima potrebno je pratiti puno više detalja.

Kod kvarljive robe važno je pratiti rokove trajanja. Kod farmacije, prehrambene industrije ili kozmetike važni su lot brojevi i serije proizvoda. Kod tehničke robe često se prate serijski brojevi. U skladištima koja rade za više vlasnika robe važno je znati čija je roba u kojem trenutku na kojoj lokaciji. Kod robe pod carinskim režimom važno je imati potpunu evidenciju zbog kontrola i propisa.

U praksi, sljedivost može uključivati:

• ulazni dokument,

• dobavljača,

• artikl,

• količinu,

• paletu,

• kutiju,

• lot ili serijski broj,

• rok trajanja,

• skladišnu lokaciju,

• status robe,

• osobu koja je napravila određenu radnju,

• izlazni dokument,

• packing listu,

• kupca i transport.

• 
  

Što je poslovanje složenije, to je važnije da sustav može povezati sve ove informacije u jednu cjelinu.

Konkretan primjer iz skladišta

Zamislimo skladište koje radi s prehrambenom robom i zaprima pet paleta istog artikla, primjerice konzerviranog graha.

Na papiru to može izgledati jednostavno: stiglo je pet paleta graha i sve pripada istom artiklu. Međutim, u stvarnom skladištu tih pet paleta ne mora biti potpuno jednako.

Dvije palete mogu imati jedan rok trajanja, tri palete drugi rok trajanja, a jedna od njih može pripadati drugom lotu. Ako se takva roba evidentira samo kao ukupna količina artikla, primjerice “pet paleta graha”, gubi se važan dio informacije.

Problem se najčešće ne vidi odmah na ulazu robe. On se pojavi kasnije, kada kupac prijavi reklamaciju, kada treba napraviti povlačenje robe, kada se provjerava rok trajanja ili kada treba dokazati koja je točno paleta otišla kojem kupcu.

Uz dobru sljedivost, svaka paleta dobiva svoj zapis u sustavu. Sustav bilježi kada je paleta zaprimljena, kojem ulaznom dokumentu pripada, koji lot i rok trajanja ima, na koju je lokaciju smještena i tko je napravio pojedinu radnju.

Kada prodaja kasnije napravi nalog izlaza robe za četiri palete, skladište ne bira samo “četiri palete graha”. Sustav može pokazati koje palete treba izdati prema pravilima poslovanja, primjerice prema najkraćem roku trajanja ili prema određenom lotu.

Nakon pakiranja, svaka paleta povezuje se s packing listom, otpremnicom, kupcem i transportom. Ako se nakon isporuke pojavi pitanje što je točno poslano, odgovor više ne ovisi o sjećanju zaposlenika ili ručnoj evidenciji.

Sustav može pokazati koja je paleta zaprimljena, gdje je bila smještena, kada je pripremljena za izlaz i kojem je kupcu isporučena.

Upravo u takvim situacijama sljedivost prestaje biti “dodatna funkcionalnost” i postaje vrlo konkretan alat za kontrolu, sigurnost i brže rješavanje problema.

Uloga paletnih zapisa

Paletni zapisi imaju važnu ulogu u sljedivosti jer povezuju fizičku robu s digitalnim zapisom u sustavu.

Ako je u skladište stiglo pet paleta istog artikla, nije dovoljno znati samo da postoji ukupna količina tog artikla. U mnogim slučajevima važno je znati što se dogodilo sa svakom pojedinom paletom.

Jedna paleta može ostati na skladištu. Druga može biti premještena na drugu lokaciju. Treća može biti rezervirana za određenog kupca. Četvrta može završiti u određenoj pošiljci. Peta može imati drugačiji rok trajanja ili drugačiji lot broj.

Bez paletnih zapisa takve se informacije često gube ili se vode kroz Excel tablice, papirnate bilješke i usmenu komunikaciju. S paletnim zapisima svaka paleta dobiva svoj identitet u sustavu. Time postaje moguće pratiti njezino kretanje, status i povezanost s ulaznim i izlaznim dokumentima.

Sljedivost kod izlaza robe

Sljedivost ne završava kada je roba smještena u skladište. Jednako je važna i kod izlaza robe.

Kada prodaja potvrdi da roba ide prema kupcu, skladište mora znati što treba pripremiti. U toj fazi često se kreira packing lista, odnosno dokument koji definira koja roba ulazi u pošiljku i kako se pakira.

Svaka paleta ili logistička jedinica može dobiti oznaku, barkod ili identifikacijsku naljepnicu. Na taj način sustav povezuje konkretnu robu s konkretnim kupcem, otpremnicom, računom i transportom.

Ako se kasnije pojavi reklamacija, razlika u količini, pitanje oko roka trajanja ili potreba za povratom robe, sustav može pokazati što je točno isporučeno, kada, pod kojim dokumentom i iz koje skladišne lokacije.

To je velika razlika u odnosu na situaciju u kojoj se informacije traže naknadno, kroz razgovore, papire ili sjećanje zaposlenika.

Zašto je sljedivost važna za poslovanje

Sljedivost nije važna samo zbog kontrole jer ima i izravnu poslovnu vrijednost.

Prvo, smanjuje mogućnost pogrešaka. Ako sustav jasno pokazuje koja roba je zaprimljena, gdje se nalazi i kome je namijenjena, manja je šansa da će doći do pogrešne isporuke.

Drugo, ubrzava rad skladišta. Zaposlenici ne moraju tražiti informacije na više mjesta jer sustav pokazuje što se dogodilo i što slijedi.

Treće, olakšava komunikaciju između odjela. Prodaja zna što je potvrđeno, skladište zna što treba pripremiti, računovodstvo zna što je spremno za fakturiranje, a menadžment može vidjeti gdje proces eventualno zapinje.

Četvrto, pomaže kod kontrola, revizija i regulatornih zahtjeva. Kada se radi s kvarljivom robom, robom pod carinskim režimom ili proizvodima koji zahtijevaju strogu evidenciju, sljedivost više nije stvar organizacijske urednosti, nego poslovna nužnost.

Sljedivost traži dobar proces, a ne samo dobar softver

Važno je naglasiti da sljedivost nije samo funkcionalnost koju uključite u softveru. Da bi sljedivost stvarno funkcionirala, mora postojati jasan proces.

Ako se roba ne skenira, ako se palete ne označavaju, ako se lokacije ne ažuriraju i ako se dokumenti ne zaključuju u pravom trenutku, sustav ne može dati točne informacije.

Softver može voditi korisnika, automatizirati korake i smanjiti prostor za grešku, ali podaci moraju nastajati u stvarnom procesu, zato je uvođenje sljedivosti često i promjena načina rada. Tvrtka mora odlučiti da želi imati točan trag o robi, čak i onda kada to znači dodatni korak u skladištu.

Taj dodatni korak kasnije se vraća kroz manje grešaka, brže pronalaženje robe, jednostavnije kontrole i bolju sigurnost cijelog procesa.

Zaključak

Sljedivost proizvoda znači da tvrtka u svakom trenutku može razumjeti put robe kroz svoje poslovanje. Od ulaza u skladište, preko provjere i smještaja, do pripreme za izlaz, isporuke kupcu i eventualnog povrata.

U jednostavnim skladištima to može izgledati kao dodatna evidencija. U složenijim sustavima to je temelj pouzdanog poslovanja.

Dobra sljedivost pomaže smanjiti pogreške, povećati kontrolu, olakšati komunikaciju između odjela i osigurati da ključne informacije ne ostanu samo u glavama pojedinaca.

Zato sljedivost nije samo tehnička tema i nije rezervirana samo za velike sustave. Ona je način da skladište, prodaja, računovodstvo i menadžment rade na temelju istih, provjerljivih informacija. A kada se jednom pojavi pitanje gdje je roba, što se s njom dogodilo ili kome je isporučena, vrijednost sljedivosti postaje vrlo konkretna.