Problemi s upravljanjem zalihama: 5 znakova da vam treba bolji sustav

Petak, 15:47. Kamion čeka. Vozač gleda u sat.

Vaš skladištar trči između polica jer sustav kaže da artikl postoji, a na polici ga nema. Netko ga je preselio. Netko ga je uzeo bez evidencije. Nitko ne zna.

Narudžba kasni. Kupac zvoni. Vi ugasite požar i mislite: "Okej je, takve stvari se događaju, bilo pa prošlo."

Samo što se dogodi opet. I opet. I svaki put je malo skuplje nego prošli put.

Prva pomisao vam je možda bila da je problem u vašim radnicima i da oni rade greške koje su se mogle izbjeći, ali istina je malo drukčija. Problem je u tome da radni procesi koje koristite nisu dizajnirani za ono što od njih tražite danas.

Evo kako prepoznati da ste na toj točki i zašto svaki tjedan odgađanja ima svoju cijenu.

Znak #1: Vaš tim "zna" gdje je roba, ali ne može to dokazati

Postoji razlika između tima koji zna gdje je roba i sustava koji to pamti.

Ako u vašoj firmi iskusni skladištar može pronaći svaki artikl napamet - čestitke, to je zaista vrijedan radnik i sreća je što ga imate. Ali što se dogodi kad taj čovjek ode na godišnji? Kad se razboli? Kad da otkaz?

Znanje koje živi u glavama je skriveni rizik. I to je tek početak. Svaki put kad se roba makne bez evidencije, kad se nalog zapiše na papir umjesto u sustav, kad se količina ukuca napamet - razlika između onoga što "piše" i onoga što "stoji" - raste. Na početku su to minorne razlike, rekli bi milimetar po milimetar, dok jednog dana ne otkrijete da vam nedostaje robe za isporuku, a na papiru je sve u redu.

Pitanje koje vrijedi postaviti: Koliko puta tjedno netko od vaših ljudi mora fizički otići provjeriti stanje jer podacima u sustavu ne vjeruje?

Radnici u skladištu traže artikle i rade evidenciju.

Znak #2: Priprema jedne narudžbe košta više nego mislite

Zamislite tipičan tijek jedne narudžbe kod vas. Koliko koraka uključuje? Koliko ih je čisto administrativno - prepisivanje, traženje, potvrđivanje, čekanje na informaciju?

Studije pokazuju da skladišni radnici u tvrtkama bez WMS sustava između 30 i 50% radnog vremena troše na aktivnosti koje ne uključuju fizičko kretanje robe, nego traženje informacija o toj robi.

To nije trošak koji vidite na jednom računu pa pomislite da nije tako strašno. To je sat po sat, svaki dan, u svim vašim narudžbama.

A kad se tom izračunu doda greška: krivo kucani artikl, pogrešna količina, roba poslana na krivu adresu - cijena skače i očituje se u povratu robe, preisporuci, a potencijalno i izgubljenom povjerenju kupca.

Pitanje koje vrijedi postaviti: Koji bi bio vaš kapacitet narudžbi da svaki korak traje upola kraće?

Znak #3: Nabavom upravljate u kriznom modu, ne strateški

Postoje dvije vrste nabave.

Prva: pratite što imate, predviđate što će trebati, naručujete na vrijeme, pregovarate s dobavljačima iz pozicije snage.

Druga: dobivate poziv iz skladišta da je nešto ponestalo, šaljete hitnu narudžbu, plaćate ekspresnu dostavu i imate previše zaliha nekih artikala jer ste "za svaki slučaj" naručili previše.

Većina firmi koje rade bez sustava za praćenje zaliha radi u drugom modu i to ne zato što ne znaju bolje, nego zato što nemaju podatke koji bi im omogućili prvi. Bez uvida u brzinu rotacije artikala, sezonske obrasce i rokove isporuke dobavljača, nabava je po prirodi reaktivna. A reaktivna nabava plaća premiju - uvijek.

Pitanje koje vrijedi postaviti: Koliki postotak vaših narudžbi prema dobavljačima je "hitan"?

Znak #4: Rast vam se ne osjeća kao uspjeh, nego kao stres

Svaka firma sanja o rastu, ali postoji ironija s kojom se mnoge suoče: kad rast dođe, sve postane teže, ne lakše.

Više narudžbi → više grešaka. Više artikala → manje preglednosti. Više zaposlenika → manje koordinacije. Više kupaca → više pritužbi.

Ako vam ovo zvuči poznato, to nije znak da niste sposobni za rast. To je znak da vaši procesi imaju strop, i da ste ga dosegli.

Manualni procesi su kao stara cesta - dobre za određenu brzinu, ali kad ubrzate, počnu se raspadati. I tada upadnete u zamku. Zapošljavate više ljudi da "drže sustav na životu" umjesto da sustav radi za ljude.

Pitanje koje vrijedi postaviti: Kada je zadnji put rast vašeg poslovanja donio olakšanje umjesto novog gašenja požara?

Znak #5: Netko uvijek ima "drugu verziju" podataka

U vašoj firmi postoji Excel kod logistike. Drugi kod nabave. Nešto u ERP-u koji se ne ažurira redovito. I još nešto u Whatsapp grupama. Svaki tim misli da ima točne podatke, ali svi se razilaze u detaljima.

Prva pretpostavka je da se problem krije u komunikaciji te da bismo trebali jedni druge obaviještavati o promjenama. Čak i kad bi uspjeli jedni druge informirati o svim promjenama, vrijeme utrošeno na to bi se drastično povećalo i tada bi shvatili da je ovo je ipak problem arhitekture. 

Kad informacije nisu centralizirane, svaki odjel gradi svoju verziju stvarnosti. Posljedice se osjećaju svaki dan. Prodajni tim obećava rok koji logistika ne može ispoštovati. Nabava naručuje ono što skladište već ima. Menadžment donosi odluke temeljene na podacima koji su tjedan dana stari.

Jedna verzija je osnova na kojoj funkcioniraju sve ostale poslovne odluke.

Pitanje koje vrijedi postaviti: Ako bi vam netko sad postavio pitanje o stanju zaliha - koji bi sustav bio "službeni" odgovor?

Što se zapravo mijenja kad uvedete sustav?

Vaši skladištari znaju točno gdje idu i što uzimaju - bez nagađanja. Vaša nabava vidi što dolazi, što odlazi i što će trebati - bez poziva u skladište. Vaš menadžment donosi odluke na osnovi podataka koji su ažurni u realnom vremenu - bez čekanja na "jutarnji report".

I što je možda najvažnije - vaši kupci dobivaju narudžbe na vrijeme. 

Ako ste se u ovom tekstu prepoznali, u jednom znaku, u tri ili u svima - niste sami i niste izuzetak. Većina firmi koje danas rastu prolazi kroz ovu točku.

Pitanje nije hoćete li nešto promijeniti. Pitanje je koliko vas košta svaki tjedan dok čekate.

____________________________________________________________________________

dimensionMS pomaže tvrtkama da preuzmu kontrolu nad zalihama - bez nepotrebne složenosti i bez dugih implementacija. Ako prepoznajete neke od ovih znakova u svom poslovanju, razgovor s nama ne košta ništa.